Memeriksa ketersediaan kamar

Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini
ada beberapa macam yaitu:

a.Forecast board.

Forecast board atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar.

b.Tabel pemesanan kamar/reservation chart
Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk: conventional chart dan density chart.
 Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan.
Prosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut:

• Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil.
• Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi.
• Pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil.
• Didalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan (surname).
• Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi NOMOR FOLIO pada buku harian (F2 , F3, dst.)
• Diadakan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan. 

Keuntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba, lebih mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar.

 Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini
sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. Untuk mengisi tabel densiti (density chart) diperlukan cara-cara sebagai berikut:

• Pengisian dilakukan dengan mempergunakan pensil.
• Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan (/ ).
• Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.
• Pengisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.
• Pada chart tidak perlu diisi tanda panah atau penulis nama seperti halnya pada conventional chart.
• Bila terjadi pembatalan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir.

c. Computerized system.
Hotel yang sudah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar (rooms availability) akan ditampilkan pada visual display unit (VDU) pada computer terminal.

More about → Memeriksa ketersediaan kamar

Menerima permintaan pemesanan kamar

Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

1. Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
2. Jumlah orang yang akan menginap
3. Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
4. Nama tamu yang menginap di hotel
5. Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
6. Nama perusahaan atau biro perjalanan
7. Alamat dan nomor telepon perusahaan
8. Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
9. Cara pembayaran yang digunakan
10. Permintaan khusus

More about → Menerima permintaan pemesanan kamar

Sistem reservasi

Berbeda hotel maka akan berbeda pula sistem yang digunakan dalam menerima pemesanan kamar, hanya disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan masing-masing hotel, namun umumnya proses penanganan pemesanan kamar dapat dilihat gambaran tentang basic reservation activities.

Menerima permintaan pemesanan kamar
adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain: Read More

Memeriksa ketersediaan kamar
Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini
ada beberapa macam yaitu:Read More

Menerima atau menolak permintaan pemesanan kamar
Setelah memeriksa kamar yang ingin dipesan oleh tamu,maka ada 2 pilihan yang petugas reservasi akan lakukan yaitu menerima atau menolak suatu pemesanan kamar. Jika kamar tersedia, biasanya permintaan pemesanan kamar akan diterima, setelah itu petugas reservasi akan melakukan proses pendataan reservasi yang disesuaikan dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir reservasi atau pengolahan data komputer terminal. Namun bila kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu seperti: jenis kamar lain, periode lain, masuk daftar tunggu atau pindah kamar setelah satu hari kedatangan ataupun menawarkan hotel lain yang sejenis. Bila segala pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak berkenan, maka pemesanan kamar tersebut akan ditolak, hal ini dikenal dengan istilah denying of booking. Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar
ditolak apabila:
a.Hotel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu, seperti jenis kamar, tanggal yang diminta dan fasilitas lain.
b.Hotel mengalami fully booked atau pemesanan kamar penuh, sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi. Hal ini biasanya terjadi saat musim ramai (peak season).
c.Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk sebagai tamu dimasa lalu di hotel tersebut, misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasus-kasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel.

More about → Sistem reservasi

Sumber - sumber Reservasi

Yang dimaksud dengan sumber-sumber pemesanan kamar adalah asal usul datangnya pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak. Adapun sumber-sumber pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Perusahaan: perusahaan yang dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan,

b. Biro/agen perjalanan: agen perjalanan dapat dijadikan sebagai sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Sumber pemesanan kamar dari travel agent dapat digolongkan menjadi dua yaitu:

1. FIT (Free Independent Traveler/ Free Individual Traveler).
2.GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok, biasanya di dalam GIT sudah termasuk paket perjalanan, minimal jumlah kamar dalam group sebanyak 8 kamar.

c. Airlines companies: sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penerbangan, antara lain:awak kabin, kantorkantor perwakilan yang tersebar di dalam maupun diluar negeri.

d. Kantor pemerintahan: pejabat pemerintahan serta tamu yang berasal dari perusahaan Negara/BUMN.

e. Hotel representative: pemesanan kamar yang berasal dari kantor perwakilan hotel seperti perwakilan yang berada di bandara udara.

f. Tamu hotel: tamu hotel dapat disebut juga sumber pemesanan kamar, karena tamu dapat memesankan kamar bagi orang lain atau untuk diri sendiri untuk rencana kunjungan yang berikutnya.

g. Car rental company: sumber pemesanan kamar yang diperoleh dari perusahaan penyewaan mobil.

h. Central reservation system: sistem pemesanan kamar melalui jaringan komputer, yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan pemesanan secara langsung. Ada beberapa jenis central reservation system, yaitu :
* An affiliate reservation yaitu sebuah jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis.
* A hotel chain’s reservation system, contoh; Holidex (Holiday Inn Group); Maxial (Hyatt Group).
* Non-chain properties contoh; LHW (Leading Hotel of the World); SRS (Steigenberger Reservation Service).
* Non affiliate reservation network yaitu jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat mata rantai hotel.

i. Individual reservation: perorangan yang melakukan pemesanan kamar

j.Inter sells agencies: perusahaan yang memberikan jasa pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket pesawat, sewa mobil dan lain sebagainya.

More about → Sumber - sumber Reservasi

Media pemesanan kamar / Reservasi Kamar

Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel. Media pemesanan kamar tersebut adalah:

a. Telephone.

Suatu cara yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, serta didapat bukti karena pembicaraan tidak direkam. Sedangkan
kelemahan lain adalah jika ada pemesanan dari luar negeri dan penerima kurang dapat menangkap dialek bahasa asal penelpon akan mengalami kesulitan sehingga terjadi kesalahan dalam mengisi reservation form.

b. Letter (surat).

Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama untuk pemesanan dalam jumlah besar (group) dengan maksud untuk pertemuan, istirahat, tour, penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami,
serta ada bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.

c. Telex.

Telex adalah alat pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu itu, yaitu cepat diterima serta ada bukti, cara mengirimnya dengan menggunakan kode-kode tertentu, namun dengan perkembangan teknologi computer yang semakin canggih, para calon tamu, kebanyakan lebih suka dengan menggunakan email/fax.

d. Facsimile.

Metodepemesanan kamar dengan menggunakan fotokopi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama persis dengan yang diterima, ini merupakan alat komunikasi yang sangat baik, sama cepatnya dengan telepon, disamping memiliki kecepatan yang sama dengan telepon namun facsimile memiliki kelebihan dalam penggunaannya dimana kedua belah pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat dikirim.

e. Computer

Penggunaan computer biasanya banyak dipergunakan pada perusahaan besar maupun pada hotel-hotel yang bertaraf internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain (hotel chain). Melalui computer pemesan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau penuh.

f. Personal (langsung).

Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.

More about → Media pemesanan kamar / Reservasi Kamar